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Administrative Assistant

Permanent Primary Location: LACHINE, Quebec - Canada Job ID R23023413 Date posted 08/16/2023 Zip Code H8T 3H2

Primary Job Posting Location:

Lachine, Quebec Canada

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Explore your next opportunity at a Fortune Global 500 organization. Envision innovative possibilities, experience our rewarding culture, and work with talented teams that help you become better every day. We know what it takes to lead UPS into tomorrow—people with a unique combination of skill + passion. If you have the qualities and drive to lead yourself or teams, there are roles ready to cultivate your skills and take you to the next level.

Job Description:

UPS Supply Chain Solutions est en expansion!
Joignez-vous à notre équipe dès aujourd'hui!
Lieu de travail : 1221, 32e avenue, Lachine, Québec. ( Sur le site directement)
Après 90 jours, vous serez éligible à de nombreux avantages sociaux d'UPS SCS.

Sommaire de la position: 
Aider les représentant(e)s au courtage en douane et les chefs d'équipe dans les tâches de routine. Saisir des données dans les dossiers des clients, rassembler et envoyer des documents.


Client (interne/externe) :
Représentant(e)s au courtage en douane, tous les autres services à l’intérieur de l’entreprise et les transporteurs.


Produits ou services spécifiques :
•    Aider aux tâches administratives : collecte d'informations, documentation, photocopie, numérisation, tri de factures/documents, etc.
•    Saisie/numérisation de données
•    Distribution du courrier et certaines tâches liées à la réception

Principales contributions/tâches:
•    Remplir le premier écran du B3 (fichiers clients) au niveau du courtage en douane, ouvrir les ‘’LVS’’ (Expéditions à faible valeur), etc.
•    Assister les représentant(e)s au courtage en douane dans les tâches générales de bureau : rapports, formulaires, réclamations, etc.
•    Répondre aux appels téléphoniques des partenaires et d'autres bureaux

Facteurs clés de succès/Critères de performance :
•    Rapidité, efficacité, traiter les informations sans erreur
•    Dossier bien organisé, atteint ses objectifs de productivité en termes de dossiers par heure
•    Suivre les directives opérationnelles
•    Coopération et assistance avec les membres de l'équipe interne
•    Temps de traitement rapide

Compétences clés du poste
Compétences techniques
•    Compétences informatiques de base
Compétences personnelles
•    Communications (interpersonnelles); travail en équipe
•    Résolution de problèmes ; attention aux détails
•    Professionnalisme; Bonne gestion du temps

Exigences
•    Diplôme d’études secondaires
•    Bilinguisme requis au Québec seulement

UPS Supply Chain Solutions propose une rémunération globale compétitive comprenant :

  • Plan d'épargne-retraite (cotisation de 6,5 % de la part de l'employeur)

  • Programme d'achat d'actions UPS

  • Remboursement de vos frais de scolarité

  • Programme d'aide aux employés pour vous et votre famille

  • 7 jours flottants / an + Vacances annuelles + Jours fériés

  • Variété de rabais chez certains fournisseurs pour nos employés, vous êtes admissible dès votre embauche.

  • Opportunités de développement et de progression de carrière.

Une couverture d'avantages sociaux concurrentiels et même certaines primes payées entièrement par l'employeur qui comprend :

  • Assurance vie pour vous et votre famille

  • Une variété de spécialistes en soins médicaux couverts par notre plan

  • Assistance voyage d'urgence pour vous et votre famille

  • Services et fournitures médicales faisant partie de votre plan médical

  • Soins de la vue, y compris examen de la vue, lunettes ou lentilles de contact

  • Services dentaires, y compris l'orthodontie

  • Programme d'invalidité de courte et longue durée

UPS Supply Chain Solutions is expanding!

Join our team today!

Work location: 1221, 32nd avenue, Lachine, Quebec. (Onsite only)

Position Summary:

Assist raters and team leads in routine tasks.  Enter data into customers’ files, gather and send documents. 

Client (Internal/External):
Raters, all other support services, carriers

Specific output or services:

  • Assist in clerical tasks: information gathering, documentation, photocopying, scanning, splitting, etc.

  • Data entry/scanning

  • Mail distribution and reception duties

Job Key Contributions/Task:

  • Complete first screen of B3 (customers’ files), open LVS (Low Value Shipment), etc

  • Assist customs rater in general office duties: reports, forms, claims, etc

  • Answer phone calls from partners and other offices

Job Key Success Factors/Performance Criteria:

  • Rapid and efficient support, error free in information processing

  • Dossier in order, productivity in preparing files

  • Follow operational guidelines

  • Cooperation and assistance with internal team members

  • Rapid processing time

Job Key Competencies

  • Technical skills

    • Basic computer skills

  • Interpersonal skills

    • Communications (interpersonal); teamwork

    • Problem solving; attention to details

    • Professionalism; time management

Qualifications

  • High school diploma

  • Bilingualism required for Quebec only

UPS Supply Chain Solutions offers a competitive total compensation package including:

  • Retirement savings plan (6.5% employer match contribution)

  • UPS Stock Purchase Plan

  • Reimbursement of your tuition fees

  • Employee Assistance Program for you and your family

  • 7 floater days / yearly + Annual Vacation + Statutory Holidays

  • Variety of discounts at certain suppliers for our employees, you are eligible as soon as you are hired.

  • Development and career progression opportunities.

Competitive benefits coverage and even some premiums paid entirely by the employer which includes:

  • Life insurance for you and your family

  • Variety of medical specialists cover under our plan

  • Emergency travel assistance for you and your family

  • Medical services and supplies part of your medical plan

  • Vision care, including eye exam, glasses or contact lenses

  • Dental services including orthodontics

  • Short and long term disability program

UPS Canada is a diverse and equal opportunity employer. Please advise our HR representatives if workplace accommodation is needed. Thank you for your interest in UPS Canada.

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